POP

Bij het POP(3) protocol worden e-mails lokaal op uw computer opgeslagen. Er zijn geen kopieën op de e-mailserver beschikbaar. Dit betekent dat er geen synchronisatie tussen verschillende toestellen plaats kan vinden. Stuurt u een e-mail vanaf uw telefoon dan zal deze niet zichtbaar zijn in de ‘verzonden’ map op uw computer. En als u een e-mail bekijkt op uw computer wordt deze niet meer binnengehaald op uw telefoon. U verliest heel makkelijk het overzicht over uw e-mails en de kans is groot dat u iets kwijtraakt. Gaat uw computer bijvoorbeeld kapot dan bent u alle e-mails die op die computer stonden kwijt. Het POP(3) protocol was het eerste grote e-mail protocol die universeel in gebruik werd genomen in de jaren 90. Anno 2017 is het inmiddels zo erg verouderd dat het steeds minder gebruikt wordt.

Inmiddels hebben de meeste e-mailprogramma’s de mogelijkheid op kopieën van ontvangen berichten op de e-mailserver op te slaan. Echter verzonden e-mail blijft verspreid op de verschillende computers of telefoons, tablets etc. POP3 staat voor  “Post Office Protocol versie 3”.

IMAP

Met het IMAP protocol worden e-mails centraal op de server bewaard. Er wordt een kopie van het e-mailbericht lokaal op uw computer opgeslagen. Dit heeft als groot voordeel dat e-mails tussen verschillende apparaten worden gesynchroniseerd. Een e-mail die wordt gelezen op de mobiele telefoon staat dan ook automatisch als gelezen gemarkeerd op uw computer. Ook een e-mail die verwijderd wordt vanaf uw computer wordt automatisch verwijderd van uw telefoon. Als uw computer kapot gaat blijven uw e-mails bewaard op de server. Deze techniek heeft echter ook een aantal nadelen. De e-mailserver wordt zwaarder belast en uw mailbox op de server raakt langzaam vol als er geen e-mails verwijderd worden.

Er kan wel een persoonlijke mappenstructuur aangemaakt worden. U kunt uw agenda en contacten echter niet via IMAP beheren en delen met verschillende apparaten. Ook is het niet mogelijk om gezamenlijke mappen met collega’s te delen. U moet handmatig uw e-mails binnenhalen of instellen dat dit om de zoveel tijd automatisch gebeurd. IMAP staat voor “Internet Message Access Protocol”.

Microsoft Exchange

Deze variant biedt alle functionaliteit van de IMAP techniek, maar met als belangrijk verschil dat u in de Cloud werkt en dat ook uw contactpersonen, agenda’s en notities gesynchroniseerd worden tussen al uw apparaten. Dit geeft vooral veel voordelen wanneer u samenwerkt met andere collega’s. Collega’s kunnen (als je daartoe toestemming hebt gegeven) onderling elkaars agenda bekijken en bijvoorbeeld ook afwezigheidsmeldingen instellen. Daarnaast kunt u mappen met elkaar delen om zo efficiënter te werken. Dit is tegenwoordig onmisbaar voor bedrijven. Ook maakt Microsoft Exchange gebruik van ActiveSync. Dat betekent dat een nieuwe e-mail die binnenkomt meteen naar al uw apparaten gepushed. U hoeft dus niet te wachten tot een apparaat heeft gesynchroniseerd met de server. U krijgt meteen een notificatie van een nieuwe e-mail. Microsoft Exchange biedt de mogelijkheid om een eigen of gedeelde mappenstructuur aan te maken.